การประชุม (Meeting) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกันมากขึ้น แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่า หนึ่งในความเหนื่อยหน่ายของมนุษย์ทำงานที่หลีกไม่ได้ คือตารางการประชุมที่อัดแน่นเกินไป ซึ่งนอกจากจะสร้างความเหนื่อยล้าเกินความจำเป็นแล้ว ยังกินเวลาทำงานให้เหลือน้อยลงจากการแบ่งเวลามาเข้าร่วมประชุม ยังไม่รวมถึงขั้นตอนการเตรียมข้อมูล การจดสรุปการประชุม ที่ต้องใช้เวลาอีกหลายชั่วโมง จึงไม่น่าแปลกใจที่ใครหลายคนจะรู้สึกเครียดและเหนื่อยหน่าย จากการเข้าประชุม ๆ ติดกัน

จากข้อมูลของ Atlassian ที่ทำการสำรวจพนักงานกว่า 5,000 คนใน 4 ทวีป พบว่า การประชุมที่มากเกินไปนั้น ไม่เพียงสร้างความเหนื่อยล้าทางร่างกายแล้วแต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพ และแรงจูงใจในการทำงานของพนักงาน โดยเฉพาะในกลุ่มผู้บริหารระดับสูงที่ต้องใช้เวลาประชุม เฉลี่ย 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยมี 80% ของผู้ตอบแบบสำรวจเห็นด้วยว่าพวกเขาจะทำงานได้มีประสิทธิผลมากขึ้นหากใช้เวลาประชุมน้อยลง และ 47% เห็นด้วยว่า การประชุมเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงาน

การประชุมมากเกินไป (Meeting overload) กำลังเป็นปัญหาในหลายองค์กรทั่วโลก โดยมีสาเหตุมาจากการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ขาดข้อสรุปที่ชัดเจน ทำให้ต้องมีการประชุมบ่อยครั้ง และกินเวลานาน จนส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า เครียด ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และมีแนวโน้มทำให้พนักงานต้องทำงานล่วงเวลามากขึ้น จนนำไปสู่ปัญหาด้านสุขภาพกายและใจ หรือ ภาวะหมดไฟ (Burnout Syndrome)

🖋ต้นทุนซ่อนเร้นจากการประชุมมากเกินไป

ความเครียดสะสม ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

ผลการศึกษา Microsoft Human Factors Lab ในปี 2564 ได้ทำการศึกษาผลกระทบที่เกิดจากการประชุมต่อเนื่อง โดยกำหนดให้อาสาสมัคร 14 คน เข้าประชุมติดต่อกันเป็นเวลา 2 วัน ในวันแรกประชุมต่อเนื่อง 4 ครั้ง ครั้งละ 30 นาที ไม่หยุดพัก และในวันที่สองกำหนดให้เข้าประชุม 4 ครั้ง ครั้งละ 30 นาที แต่ให้มีการหยุดพักครั้งละ 10 นาที โดยตลอดการทดลองจะมีการสังเกตคลื่นไฟฟ้าสมองไปด้วย

ผลจากการศึกษาพบว่า การประชุมวันแรกในเวลาติดต่อกันเป็นเวลา 2 ชั่วโมง โดยไม่หยุดพัก ส่งผลให้คลื่นเบต้า (Beta waves) ในสมองทำงานมากขึ้น เป็นผลทำให้เกิดความรู้สึกเครียดและวิตกกังวลสูง ต่างจากวันที่สองที่กำหนดระยะเวลาประชุมเท่ากัน แต่เพิ่มช่วงพักครั้งละ 10 นาที พบว่าการทำงานของคลื่นเบต้าในสมองลดลง ซึ่งเป็นสัญญาณที่บ่งบอกว่าสมองกำลังผ่อนคลายมากขึ้น แลระดับความเครียดลดลง

ดังนั้น เราอาจจะไม่ต้องถึงขั้นยกเลิกตารางประชุมทั้งหมด เพราะปฏิเสธไม่ได้ว่าการประชุมยังคงมีความสำคัญ แต่เพียงแค่เว้นช่วงพักสั้น ๆ ระหว่างการประชุม หรือก่อนเข้าประชุมครั้งต่อไป ก็สามารถช่วยป้องกันเราจากความเครียดสะสม และยังช่วยเพิ่มสมาธิได้อีกด้วย

ประชุมเยอะ ทำให้อารมณ์ร้อน

การประชุมที่มากเกินไปไม่เพียงสร้างความเหนื่อยล้า และความเครียดในหมู่พนักงาน แต่ยังมีแนวโน้มทำให้เราเป็นคนที่ ‘หยาบคาย’ มากขึ้นอีกดว้ย

ผลสำรวจของ Perceptyx ชี้ให้เห็นว่า การประชุมบ่อยครั้งสามารถส่งผลกระทบต่อทัศนคติของพนักงานได้โดยตรง การประชุมที่มากเกินไปสร้างความเหนื่อยล้าทางร่างกาย ซึ่งส่งผลต่ออารมณ์แง่ลบ ทำให้พนักงานมีแนวโน้มขาดความอดทนและมีมารยาทต่อกันน้อยลง ซึ่งสามารถส่งผลให้บรรยากาศในการทำงานตึงเครียดและความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานลดลงได้

เสียค่าใช้จ่าย

ข้อมูลจาก สำนักงานสถิติแรงงานของสหรัฐฯ พบว่า องค์กรขนาดใหญ่ในสหรัฐอเมริกาสูญเสียรายจ่าย ไปประมาณ 37,000 ล้านดอลลาร์ต่อปี จากการประชุมที่ไม่ได้ประสิทธิผล โดยเป็นต้นทุนที่มีปัจจัยต่าง ๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม ค่าเสียเวลาจากการที่พนักงานไม่ได้ทำงานผลิตผลอื่น ๆ หรือค่าเดินทางในการออกไปประชุมนอกสถานที่

🖋5 สัญญาณของ ‘การประชุมไร้ประสิทธิภาพ’

การมาสายเรื้อรัง: เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ ที่ในบางครั้งเราอาจพบเจอกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน จนเป็นเหตุให้ต้องเข้าร่วมประชุมล่าช้ากว่ากำหนด แต่ถ้าหากเกิดขึ้นบ่อยครั้ง นี่อาจเป็นสัญญาณเตือนถึงความไม่พร้อมของผู้เข้าร่วมประชุม ที่เป็นผลมาจากการขาดความรู้สึกมีส่วนร่วม ขาดแรงจูงใจ หรือการบริหารจัดการเวลาส่วนตัวของพนักงานที่ทำได้ยากลำบากจากภาระงานที่เพิ่มขึ้น

มีผู้เข้าร่วมประชุมเยอะเกินความจำเป็น: ในบางครั้งก็มีความจำเป็นที่เราต้องเชิญคนเข้าประชุมทีละมาก ๆ เพื่อแจ้งหรือประชาสัมพันธ์ให้ทราบโดยทั่วกัน แต่การประชุมที่ต้องระดมความคิดหรือต้องมีการตัดสินใจ การมีคนเยอะเกินไป โดยเฉพาะคนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมโดยตรง นอกจากจะทำให้หาข้อสรุปยากแล้ว กลุ่มคนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องมักมีแนวโน้มที่จะรู้สึกเกรงใจ ไม่กล้าแสดงความคิดเห็นหรือมีส่วนร่วมเท่าที่ควร

การประชุมแบบมาราธอน: การประชุมที่มากเกินไป อาจขัดขวางการทำงานตามความรับผิดชอบหลักของพนักงาน เพราะการถูกเรียกประชุมบ่อยครั้ง ทำให้พนักงานต้องหยุดงานที่กำลังทำอยู่ ส่งผลให้เสียเวลาในการทำงานล่าช้ามากขึ้น

ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง: การที่เวลาประชุมกินเวลานาน และบ่อยครั้ง ย่อมทำให้สมองเหนื่อยล้า และไม่สามารถโฟกัสกับงานของตัวเองได้เต็มที่ มีแนวโน้มที่พนักงานจะรีบทำงานให้เสร็จ ๆ ไป เพื่อให้ทันกำหนดเดดไลน์ ความคลุมเครือหลังการประชุม: มีความรู้สึกคลุมเครือ หาข้อสรุปที่ชัดเจนไม่ได้ ไม่รู้ว่าจะนำสิ่งที่อยู่ในที่ประชุมดำเนินการต่อไปอย่างไรหลังจากออกมาจากห้อประชุม

🖋5 สิ่งที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อมูลจาก Harvard Business Review แนะนำว่า วาระการประชุมที่ดี จะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมี 5 ปัจจัย สำคัญที่ควรพิจารณาก่อนนัดใครเข้าร่วมประชุม ดังนี้

กำหนดวาระการประชุมให้ชัด กำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการประชุมในเรื่องใด มีหัวข้ออะไรบ้าง การกำหนดวาระที่ชัดเจนจะช่วยให้การประชุมตรงประเด็น และไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง

กำหนดเวลาประชุมให้เหมาะสม กำหนดเวลาประชุมไม่ให้นานเกินไป โดยจากผลสำรวจของ Sharp ระบุว่าระยะเวลาที่เราสามารถจอจ่อกับการประชุมได้เต็มที่อยู่ที่ 30 นาที เท่านั้น และส่วนใหญ่จะไม่สามารถมีสมาธิในการประชุมได้นานกว่า 45 นาที

ไม่จำเป็นต้องให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง เพราะเรื่องบางเรื่องอาจไม่ต้องให้ทีมงานทุกคนแก้ไขปัญหา การจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมนอกจากจะช่วยลดภาระการประชุมที่ไม่จำเป็นสำหรับพนักงานบางคนแล้ว ยังช่วยลดเวลาที่ใช้ในการประชุม และทำให้ตัดสินใจได้รวดเร็วอีกด้วย